አጀንዳ ከደቂቃዎች
አጀንዳ እና ደቂቃዎች የስብሰባ ዋና ዋና ነገሮች ሁለቱ ናቸው። ስብሰባውን በሚያዘጋጀው ሰው አእምሮ ውስጥ እንደ መርሐግብር፣ ጊዜ፣ ቦታ፣ እንግዶች፣ የስብሰባ እቅድ እና የመሳሰሉት ብዙ ነገሮች አሉ። ስለዚህ በአጀንዳ እና በደቂቃ መካከል ያለውን ልዩነት ማወቅ አስፈላጊ ይሆናል።
አጀንዳ
አጀንዳ የስብሰባ መርሃ ግብር ወይም ፕሮግራምን ለመግለጽ የሚያገለግል ቃል ነው። በስብሰባው ወቅት መደረግ ያለባቸው ወይም መወያየት ያለባቸው ነገሮች ዝርዝር ነው. ማንኛውም መደበኛ ስብሰባ አጀንዳውን ማድረግን ይጠይቃል። በስብሰባው ወቅት ነገሮች የሚወሰዱበት እና የሚወያዩበት ቅደም ተከተል አለ እና የስብሰባው አጀንዳ ይህንን ቅደም ተከተል በግልፅ ይጠቅሳል.ይህ አጀንዳ በእንግዶች መካከል በስብሰባው ወቅት የሚብራሩትን ርዕሰ ጉዳዮች በደንብ እንዲያውቁ ለማድረግ በስብሰባው ወቅት ወደ ቦታው ከመድረሳቸው በፊት በደንብ ይሰራጫል. ሌላው የአጀንዳው አላማ ተሳታፊዎቹ በዚሁ መሰረት እንዲዘጋጁ እና ሳያውቁ እንዳይያዙ ማድረግ ነው።
ደቂቃዎች
ደቂቃዎች በመደበኛ ስብሰባ ወቅት የሂደቱን ይፋዊ ዘገባ ለማመልከት የሚያገለግል ቃል ነው። እነዚህ ደቂቃዎች ሰዎችን ከረሱ ከተወሰነ ጊዜ በኋላ ለማስታወስ በስብሰባ ወቅት ለተከሰተው ነገር መዝገቦች ሆነው ያገለግላሉ። እነዚህ ቃለ ጉባኤዎች በስብሰባው ወቅት የተከናወኑትን ነገሮች ሁሉ ስለሚያውቁ በስብሰባው ላይ መገኘት ለማይችሉ ሁሉ ጠቃሚ ናቸው። ደቂቃዎች የቦታው ስም፣ የስብሰባው ቀን እና ሰዓት እንዲሁም በስብሰባው ላይ የተሳተፉትን ሁሉ ዝርዝር ይይዛሉ። እነዚህ ደቂቃዎች እነዚህን ደቂቃዎች የሚወስደውን ሰው ስምም ይይዛሉ።
በአጀንዳ እና ደቂቃዎች መካከል ያለው ልዩነት ምንድነው?
• አጀንዳ የስብሰባ መርሐ ግብር ነው እና በስብሰባው ወቅት የተከናወኑ ድርጊቶችን ቅደም ተከተል እንግዶቹ አስቀድመው እንዲዘጋጁ ይነግራል።
• ደቂቃዎች የመደበኛ ስብሰባ ሂደቶችን ይፋዊ ሪከርድ ያመለክታሉ። ሰዎች ከረሱ ወደፊት በስብሰባ ወቅት የሆነውን ለማስታወስ ደቂቃዎች አስፈላጊ ናቸው።
